Et julebord for 100 personer trenger en tydelig plan, men programmet trenger ikke være komplisert. Det viktigste er at lokalet passer, at alle hører talene, og at overgangen fra middag til fest fungerer. Her er et praktisk utgangspunkt for årets julebord.
Start med dato, lokale og budsjett
Avklar hvor mange som skal delta, hvilken dato dere ønsker, og hva totalbudsjettet skal dekke. Skill mellom lokale, mat og drikke, underholdning og teknikk. Da blir det lettere å sammenligne tilbud uten at nødvendige tillegg dukker opp sent.
Spør lokalet om kapasitet med både middagsbord og dansegulv. Hundre sitteplasser betyr ikke nødvendigvis at det også er plass til DJ, photobooth og bar. Avklar dessuten sluttid, lydbegrensninger og når leverandørene får tilgang til rigging.
Lag et program med rom for pauser
Et eksempel på kjøreplan kan være:
| Tid | Program |
|---|---|
| 18.00 | Ankomst og velkomst |
| 18.30 | Middag |
| 20.00 | Taler og eventuell quiz |
| 21.00 | DJ og dansegulv |
| 00.00 | Avslutning, dersom lokalet tillater det |
Tidene er et eksempel. Tilpass dem til serveringen og unngå å legge taler samtidig som personalet rydder eller serverer.
Planlegg lyd til både taler og musikk
Under middagen bør musikken gi plass til samtaler. Taler krever tydelig lyd ved alle bord, mens festen trenger et oppsett som dekker dansegulvet. Fortell leverandøren hvordan rommet ser ut og om middagen og festen foregår på samme sted. Det kan være behov for flere høyttalerplasseringer fremfor bare høyere volum.
Velg underholdning som passer kollegene
DJ, quiz, karaoke og photobooth gir ulike typer aktivitet. Velg gjerne én hovedaktivitet og ett supplement. En DJ kan tilpasse musikken til et publikum med forskjellige aldersgrupper, mens photobooth kan brukes av dem som ønsker en pause fra dansingen.
Gi én person ansvar for koordineringen
Lag en kort kjøreplan med kontaktpersoner, tidspunkt for rigging, servering, taler og avslutning. Avtal hvem som gir DJ eller tekniker beskjed når programmet endres. Husk også å bestille nedrigging til et tidspunkt som lokalet faktisk godtar.
Når bør vi bestille?
Send forespørselen når dato og sted er avklart. Tilgjengelighet må sjekkes for den konkrete kvelden, og tidlig planlegging gir mer tid til å velge løsning og koordinere leverandører.
Planlegger dere julebord i Oslo, Lillestrøm eller på Romerike? Send DWA Event dato, sted og antall gjester. Vi setter sammen et forslag til DJ, lyd, lys og eventuell ekstra underholdning.